I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel,
untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak
digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2
pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2
perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
II. Bekerja dengan Microsoft Excel
A. Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai memasuki pembahasan
Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan
Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan.
Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak
digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita
menghafalkannya dengan baik.
Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting
B.
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell
pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.
Tabel 1. Beberapa Cara
Memindahkan Cell Pointer
C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar
kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan
data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih atau klik sel tempat
anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin
dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat
memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
1.
Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada
sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya
perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
E. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi
matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat
digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), -(pengurangan), *
(perkalian), dan ^ (perpangkatan).
Untuk mengenali cara
penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar 2 dibawah
ini.
Gambar
2. Tabel Upah Kerja
Untuk mengisi sel E5 yakni
Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.
① Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
a. Tempatkan penunjuk sel
pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=48*3500”
pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus
selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).
② Menulis Rumus dengan Referensi Sel
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi
yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris
rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan
cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun
akan ikut berubah.
③ Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan
menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel
pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik “=” pada kolom
baris rumus
c. Pilih atau klik sel
E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik sel E4
lalu tekan Enter.
F. Membuat Range/Blok Sel
Pada
saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja.
Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda
ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus
beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom
dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan
range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range
dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah.
Sebagai caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.
(lihat Gambar 3).
Gambar3.
Tampilan Range B2:E7
Range/blok sel dapat dibuat
dengan beberapa cara :
① Membuat
Range Menggunakan Tombol Shift
a. Tempatkan penunjuk sel awal
range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat Gambar 3).
b. Sambil menekan Shift, tekan tombol
anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7
② Membuat
Range Menggunakan Mouse**
③ Membuat
Kolom atau Baris
a. Klik sel yang merupakan sel awal
range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus
warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).
b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse,
gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan
mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik
huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.
④ Menyorot
Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B,
C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah berikut ini :
a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris
awal (di contoh ini adalah B atau 3)
b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri,
geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di
contoh ini adalah D atau 5).
Gambar4. Menyorot Sederetan Kolom
G. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu,
pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan
tombol Delete.
Dan bila ingin menghapus
format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit,
Clear, Formats.
H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa
angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah2 berikut ini :
1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian
data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks
“Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau
disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik
“Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Gambar5.
Tampilan Data Awa
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan
penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih
berubah menjadi plus hitam
6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi
pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data
angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar 6.
Gambar6.
Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill
I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
① AutoCalculate
Fasilitas
AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu.
Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah
otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data
angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka
(Sum).
Cara
menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang
akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah
ini.
Gambar7.
Contoh Penggunaan AutoCalculate
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan
pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk
menghitung rata2 data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
② AutoSum
Fungsi
AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak,
tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus
untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus
juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan
menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).
Misalnya
dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer
mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar.
Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10)
dan tekan Enter.
Gambar8. Contoh Penggunaan AutoSum
LATIHAN
SOAL
Buatlah lembar kerja daftar
penjualan ponsel dari PT. SEJAHTERA menjadi seperti bentuk dibawah ini. Serta
isi pulalah tempat kosong pada kolom dan baris JUMLAH.
Ketentuan Soal :
Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan
fasilitas AutoFill, Hitung jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk
setiap merk,Simpanlah lembar kerja padakomputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.
J. Mengatur Lebar Kolom
1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
① Arahkan
pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda
plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom,
terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan
pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.
② Klik
tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga
lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2.
Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
①
Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom
yang akan diubah lebarnya.
② Klik
dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada
pada kolom seperti terlihat pada gambar9.
Gambar9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data
Terpanjang
K. Mengatur Tinggi Baris
①
Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang
akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris,
terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan
pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.
② Klik
tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga
tinggi baris sesuai yang diinginkan.
L. Mengatur Format Tampilan Huruf
Data
yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk
memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font),
ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek
khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua
cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di
baris menu dan toolbar.
① Format Melalui Perintah di Baris Menu
a. Sorot sel atau range
yang akan anda format
b. Pilih dan klik menu Format(O),
Cells
(CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan
c. Pada kotak dialog
Format Cells tersebut, klik tab Font.
d. Tambahkanlah efek
khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
Gambar10. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font
②
Format
Melalui Toolbar
Tabel2.
Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf
Toolbar
|
Jenis Perintah
|
Keterangan Fungsi
|
|
Text
Font
|
Memilih bentuk
huruf (font)
|
|
Font
Size
|
Mengubah
ukuran huruf (size)
|
B
|
Bold
|
Menampilkan
huruf tebal (bold)
|
|
Italic
|
Menampilkan
huruf miring (italic)
|
|
Underline
|
Memberi garis
bawah (underline)
|
|
Font
Color
|
Memilih warna
huruf (font color)
|
M. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data
yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan
rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan
perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris
menu dan toolbar.
① Meratakan
Data dengan Peintah di Baris Menu
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah
tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan
Gambar11.
Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
c. Pada kotak dialog
tersebut, klik tab Alignment
d. Lakukan pemilihan
sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical :
digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan
adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify
(seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).
Horizontal
: beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :
General
|
Huruf
ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
|
Left (Indent)
|
Data
ditampilkan rata kiri
|
Center
|
Data
ditampilkan rata tengah
|
Right
|
Data
ditampilkan rata kanan
|
Fill
|
Mengisi
seluruh sel dengan mengulang data
|
Justify
|
Data ditampilkan
pada sel secara penuh
|
Center Across
Selection
|
Data
ditampilkan di tengah2 beberapa kolom
|
Orientation
: untuk mengatur orientasi
data dan derajat kemiringannya.
e.
Klik OK
Gambar12.Contoh Tampilan Data Secara
Horizontal
Gambar13. Contoh Tampilan Perataan Data
dengan Kemiringannya
②
Meratakan
Data dengan Perintah pada Toolbar
Tabel
3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar
Toolbar
|
Perintah
|
Keterangan
|
|
Align Left
|
Data
ditampilkan rata kiri
|
||
Center
|
Data
ditampilkan rata tengah
|
||
Align Right
|
Data
ditampilkan rata kanan
|
||
Merge and
Center
|
Menyambung
beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut
|
||
N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
① Sorotlah
sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
② Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan
tampil seperti di bawah ini.
Gambar14. Kotak Dialog Format Cells –
Tab Border
③ Pada
bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
None, digunakan
untuk menghapus garis pembatas dan bingkai
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel
atau range
Inside,
digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
④ Pada
bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
⑤ Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang
diinginkan
⑥ Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang
diinginkan
⑦ Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau
garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.
Gambar15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai
O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala
kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang
dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
① Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris
atau kolom baru akan disisipkan
② Pilih dan klik di baris menu :
Insert,
Rows untuk menyisipkan baris baru
Insert,
Column untuk menyisipkan kolom baru
Insert,
Cells untuk menyisipkan sel baru
Gambar16.
Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat,
terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk
yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan
menghapus sel, baris ataupun kolom.
① Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom
yang akan dihapus
② Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog
Delete akan ditampilkan
③ Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range
yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah
kanannya.
Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau
range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah
bawahnya
Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris
pada sel atau range yang anda sorot
Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom
pada sel atau range yang anda sorot
④ Klik OK
SOAL LATIHAN
Buatlah lembar
kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan dibawah ini.
Masukkan pula isi dari WAKTU KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong, serta
kemudian ubahlah bentuknya menjadi bentuk table.
Ketentuan Soal :
Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk
Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam